o que faz um profissional do secretariado?

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Secretariado

O secretariado é um campo relacionado à administração de empresas que se concentra na formação de profissionais para atuar como secretários ou assistentes administrativos. É uma área diretamente relevante para a alta administração da empresa e participa ativamente de importantes ações baseadas nas decisões da empresa.
Várias empresas possuem um departamento de secretariado cuja importância é crucial para a existência da organização. Por exemplo, em escolas e universidades, as principais informações sobre o andamento das atividades estão concentradas nelas. Por exemplo, na área médica, é necessário treinamento especializado para lidar com prontuários, procedimentos de enfermagem e atividades do corpo clínico.

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O que faz um profissional de secretariado?

O(a) secretário(a) é um profissional que aconselha os executivos no escritório. Esta é uma carreira que envolve muitas tarefas operacionais, mas que ganhou destaque e se tornou muito estratégica.
No escritório, esse profissional pode atuar como recepcionista ou auxiliar administrativo. Ele organiza o ambiente de trabalho, arquivando documentos, escrevendo cartas, correspondência oficial e correspondência. Participe de conferências, palestras e reuniões e registre o que é discutido e acordado. Ele é responsável pelo primeiro atendimento ao cliente, fornecendo informações e atendendo ligações.
Um secretário executivo deve assessorar empresários e executivos. Ele organiza consultas, realiza pesquisas e coleta documentos para serem apresentados em congressos, atua como tradutor em reuniões entre pessoas que não falam a mesma língua e muito mais.

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Quais as atribuições de um secretário?

Estas são as principais atribuições do profissional de Secretariado:

  • Garantir a integridade de documentos importantes como contratos, licitações e alvarás comerciais;
  • Administrar a agenda dos gerentes e executivos da organização;
  • Organizar viagens;
  • Gerir a organização de eventos como congressos, palestras e almoços;
  • Lidar com determinados fornecedores, como empresas de digitalização de documentos;
  • Lidar com o setor financeiro, por exemplo, realizando determinadas transações bancárias relacionadas a procedimentos administrativos.
  • Auxiliar os gestores no acompanhamento da carteira de clientes;
  • Executar relatórios administrativos;
  • Auxiliar o campo jurídico e outros departamentos especiais, facilitando o relacionamento com os gerentes.

Qual o perfil do profissional?

Não há dúvida de que a organização é uma das características mais importantes dos profissionais de secretariado.

Ao redigir documentos oficiais, um bom secretário(a) deve ter um bom entendimento das regras gramaticais da língua portuguesa. E preferencialmente o domínio de outros idiomas como o inglês, espanhol, francês ou alemão para tratar com profissionais de outras nações.

O gosto pelo trato com o público e a boa comunicação são características que auxiliam no exercício dessa atividade profissional.

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